Профессиональное хранение документов имеет специальные названия в зависимости от типа, сроков и способов организации. Рассмотрим основные термины и понятия, связанные с хранением документации.
Содержание
Основные термины хранения документов
| Название | Определение |
| Архивирование | Систематизированное хранение завершенных в делопроизводстве документов |
| Документооборот | Процесс движения документов в организации от создания до архивации |
| Номенклатура дел | Систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения |
Виды хранения документов
По сроку хранения
- Текущее хранение - документы в активном использовании (до 3 лет)
- Временное хранение - документы с ограниченным сроком актуальности (3-10 лет)
- Постоянное хранение - документы бессрочной исторической ценности
По месту хранения
- Офисное хранение - в рабочих кабинетах и архивах организации
- Централизованный архив - специализированное хранилище документов
- Сторонний архив - профессиональные архивные службы
Специальные термины архивного дела
| Термин | Значение |
| Экспертиза ценности | Определение сроков и значимости документов |
| Описи дел | Учетные документы архива с перечнем хранящихся материалов |
| Фонд | Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации |
Современные формы хранения
- Электронный архив - система хранения цифровых документов
- Облачное хранение - документы на удаленных серверах
- Гибридный архив - сочетание бумажных и электронных носителей
Нормативные требования к хранению
- Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"
- Отраслевые стандарты и инструкции
- Ведомственные перечни документов со сроками хранения
- Требования налогового законодательства к хранению первичных документов
Профессиональные названия хранилищ
| Тип хранилища | Характеристика |
| Текущий архив | Для часто используемых документов |
| Государственный архив | Для документов постоянного срока хранения |
| Деструкторный архив | Для документов с истекшим сроком хранения перед уничтожением |
